給与明細を電子化するメリットは？デメリットと導入ポイントを解説！

給与明細を電子化すれば、紙で発行するコストや手間を大幅に軽減し、業務効率化を図ることができます。

給与明細電子化（WEB給与明細）とは？

給与明細の発行は、所得税法にて発行が義務付けられていること、従業員に対しての支払い証明となることから、省くことのできない業務です。

給与明細を電子化すると、毎月の紙で発行するために必要な手間とコストを減らすことができます。

最近ではリモートワークが増えつつあり、紙の給与明細を手渡しする方法に課題を感じている企業担当者も多いのではないでしょうか。

電子化すれば会社は印刷や封入、郵送等、給与明細発行の手間が省けること、従業員は毎月、紙の給与明細がたまっていくわずらわしさもなくなります。

給与明細の電子化は、発行する会社と受け取る従業員双方にメリットがあるのです。

Pay-Lookでは現在御利用中の給与計算ソフトの計算結果のCSVデータを取り込むだけで、簡単に給与明細電子化を実現します。

管理側とスタッフ側での給与明細電子化のメリットは？

給与明細の電子化は会社側と、従業員それぞれにメリットがあります。

■給与明細を電子化することのメリット

コストの削減
業務の効率化・ミスを防ぐ
管理が簡単になる
安全にデータを保管できる

■会社側のメリット

端的にお伝えするとコスト削減と業務の効率化です。

給与明細発行の紙と印刷にかかるコストは、従業員の数が多くなればなるほど毎月の固定費としてかかり続けます。印刷した給与明細の封入や、発送作業も考えるとかなりの手間となるでしょう。
印刷ミスによる再発行もなくなりますね。
電子化により、コストと手間の削減が同時に実現できるメリットが得られます。

■従業員側のメリット

給与明細の管理が楽になり、過去の給与明細の確認も簡単にできるメリットが得られます。
紙の給与明細書は、ごみと間違えて捨ててしまうなど紛失のリスクが高く、過去の給与明細を確認する時も、いくつもの明細書の中から探し出す手間がかかっていました。
紛失リスクもなく、モバイル対応しているシステムはいつでも確認ができるようになりますのでストレスも軽減されます。

給与明細の電子化によって、楽な管理と過去の給与明細を簡単に探し出せるメリットを得られるのです。

給与明細の電子化はリモートワークや働き方改革にも最適！

リモートワークを採用する会社が増えており、さまざまな働き方が許容されるようになりました。
将来はオフィスを持たない会社も多くなる可能性があり、給与明細の電子化は当たり前の時代になるかもしれません。

給与明細の電子化を始め、デジタル対応の進み具合は求職者が会社を選ぶ時の基準にもなりますので、早めのデジタル対応を進めておくことも大切です。

給与明細を電子化することでデメリットはある？

給与明細の電子化はメリットが多く、切り替えたほうが業務効率化やコスト削減の効果が得られますが、気になる点もあります。

■給与明細を電子化することのデメリット

初期費用など導入時には費用がかかる
情報漏えい
従業員の同意が必要となる

■費用

電子化システムの導入には、初期費用やシステム利用料がかかります。

システムの料金体系にもよりますが、基本的にユーザー数に応じて課金されるタイプが多いため、規模の大きな会社になるとその分ランニングコストがかかるでしょう。

システム導入によって実現するコスト削減と、効率化に見合う費用であれば導入を考えてみましょう。多くの場合、費用対効果は高いはずです。

■情報漏えい

インターネット上で明細データを交付、保管するので、情報漏洩のリスクが生じます。
メール添付でデータを送信する場合、誤送信の可能性もあります。
Pay-Lookではセキュリティ対策強固なデータセンターでシステム運用を行っております。
人為的なミスを防ぐためには、

操作がシンプルで使いやすいシステムを選ぶこと
メインで使用する人を中心に研修、シミュレーションをしっかり行うことなどシステムの選び方はもちろん、社内体制も整えておくとよいかもしれません。

■従業員の同意が必要となる

リスクを踏まえた上で最終的に電子化へ切り替えるときには、従業員の承認（電子交付同意）を得る必要があります。
現状、紙で給与明細を配布している会社では、１回の説明で全員の同意を得るのは難しいかもしれません。
Pay-Lookではシステム上で電子交付同意が得られ、同意状況も確認出来ます。

システム導入から切り替えまでかかる手間と費用を考えて、電子化への切り替えを検討してみてください。

まとめ

給与明細の電子化は、会社、従業員ともにメリットを得ることができます。
リモートワークや働き方改革が進み、以前のように『毎日出社』が当たり前ではない時代です。
費用に見合う効果が見込め、従業員の同意が得られれば、給与明細電子化のシステムを導入をご検討ください。

WEB給与明細Pay-Lookではモバイル対応でどこでも確認できるのはもちろん、
シンプルなシステムでどの年代の方も使いやすいシステムで日本全国、様々な業種のお客様にご利用いただいております。
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