導入事例 企業様インタビュー
最初は導入の目的と背景
――最初は導入の目的と背景を伺えますか
おかげ様で「塚田農場」をはじめとした、弊社のブランド店舗をお客様に認めて頂き、認知されたことによって、規模が大きくなっていきました。当然のことながら、社員、契約社員、アルバイトといった従業員数も店舗の数に比例してどんどん増えてきたことが根本的な理由ですね。
最初のうちは小さな会社だったので給与明細の配布については、最初のうちは当たり前のように普通に給与計算をして、給与明細は普通にプリントアウトをして、普通に手渡しをするという流れで業務を行っていました。
普通に予想付く通り、どんどん人数が増えることで作業量も比例して増えます。店舗が増えるということは、一ヶ所に広がるわけではありませんので、東京から関東に広がり、日本中の店舗への対応が必要になっていきました。
そうやって順調に店舗が全国に増えていったことで、業務量やコストが少しずつ増えていく中、偶然、給与明細をウェブ化してコスト削減を行うことができる「PayLook」のご提案をいただきました。
紙で給与明細を配布するには、「紙を刷る手間」「時間」「労力」「コスト」がかかります。それらをウェブ化することで、どれだけプラスになるかをご提案いただきましたので、それらを総合的な面で判断して、導入を決定しました。
――PayLookを選定したポイントを教えてください。
御社の効率よい営業トークそういったものがヒットしたんだと思います（笑）
幾つか同様のご提案があった中で御社を選んだポイントは、信頼関係、サービスの内容など色々あったなかで、総合的に選ばさせていただきました。PayLook導入時の従業員数は既に1,000名程になっておりましたので。
紙の給与明細からWEBへ
――従来の紙の配布からウェブにされて良かった点や、メリットを感じていただいている部分などはありますか？
弊社では、給与奉行という給与計算アプリケーションを使っています。このソフトで給与明細を配布する場合の問題点としては、A4の紙にそのままプリントアウトできず、わざわざ専用の用紙を買わなければならないところです。
専用紙というコストがかかる。そしてその在庫管理もしなければならない。そういったことを考えると、ウェブ化することでそれらの問題が解決でき良かったと思っています。
また従業員のメリットとして、給与明細をいつでも好きな所で見ることができる点ですね。紙の場合は、届くまでに時間がかかったり、何かの手違いで届かなかったりといった問題が発生していました。例えば、シフトの関係で社員とアルバイトとの時間が合わず、なかなか手渡しできなかったりなど。
それがウェブ化して、IDとPASSを渡すことによって、タイムリーに見ることができるのが一番ありがたいですし、 こちらの業務的な効率もそこで格段に上がっているので、それが一番のポイントだと思いますね。
10年、15年前というのは携帯がまだ間もない時代でしたが、今では当たり前になっていますよね。携帯で給与明細が見れるようにするのは、今ニーズに合っていると思います。ご存知と思いますが、弊社のアルバイトは若い人が多いので特にマッチしているのではないでしょうか。
こういったことは、社員やアルバイトにたいしての１つのサービスになると思っていますので、そういった部分でもPayLookはすごく気に入っているサービスですね。
――御社の全部のグループの全店舗とPayLookの利用数はどれくらいになりますか？
店舗は2013年12月末で127店舗です、全店舗で使っています。ただ子会社がいくつかありますので、そういった部分を含めると100％ではありません。店舗では利用していますが、流通部門などでは使っていないですね。
もし、120店舗以上の3,000人の給与明細処理を紙で行っていたら本当に大変ですよ（笑）
源泉徴収票もとてもありがたいです
――その他にメリットを感じる点はありますか？
WEB明細もありがたいですが、源泉徴収票もとてもありがたいです。基本的には、各自でプリントアウトして使って下さいというのがいいですね。給与系の用紙も用意はしているので、実際には両方には使っているんですが、あれはすごくありがたいです。
給与明細と同じことになってしまいますが、コストとかクオリティとか色んなことを考えていくと、ある程度の規模以上の企業になると、源泉徴収票のウェブ化も今の時代必要不可欠ですよね。
それから以外と感じているのが、同じことを繰り返さなくてもよい点ですね。
要は本人が何回でも同じ明細をプリントアウトしようと思えばできるので、今までのように紙での対応だと失くしたりした際に、本社が再度印刷して配布していた繰り返しの作業がなくなりました。
管理する側がわからない利益ってたくさんあるんですよ。給与明細を何回もコピーしたり、無くしたら再発行したり・・・。源泉徴収票もしかりです。 今は、1度ウェブで発行すれば、100枚ほしいと思えば向こうで100枚印刷すればいいだけの話ですので、そういった意味で、本部機能から見えないところの無駄を削減してもらっていて、すごくありがたいですね。
あとはなんといっても、長期間蓄積できる点です。 この時代ですから、一人の人間に対しての情報量も非常に多くなってきていますよね。サーバーの容量なども考えると、外部でしっかり管理してもらえるという点においてもメリットは感じます。
――PayLookの給与明細などのウェブ化している部分以外で、紙の業務をWEB化したいといった要望はありますか？
具体的にイメージはわかないのですが、ログなどがデーターベース化されたり共有化できると、
かなり楽になるのではないかと思います。
個人情報などの問題もあるので、なかなかハードルが高いところだと思いますが、IDやパスワードだけではない
高いセキュリティで守られた環境で、会社と個人との間で開示できるんであればありがたいですね。
今後、マイナンバー制度が導入されることなどを考えると余計必要になってくると思います。
雇用保険、社会保険の加入状況であるとか報酬の推移であるとか、最近は気にする人も結構出てきています。
例えば「どうやって社会保険は計算されているんですか？」といった質問が従業員からあがってきます。
そういった事をどこまで開示するか、どうやって表現するかは別として、しっかりとしたセキュリティーの中で
本社機能と従業員を結ぶ何かしらのサービスができればいいかなと思います。
弊社の場合は飲食店なので大きな事故はないんですが、労災に関することが発生するケースがあります。例えば、指を調理中に切ってしまったとか。
労災の申請は、細かい情報が必要になりますので、右手、左手、人差し指などどこのどこらへんを切ったとか。そういった際の情報交換もできるといいですね。
どこを切って、その経緯はどうなっているのかなど、そういった事がウェブ上でちゃんと情報交換ができるとすごくありがたいです。
従業員の人数が増えても当分の間は安心
――その他になにかありますか？
単純な質問なんですが、弊社は今年で40店舗の出店しておりまして、来年は60店舗ぐらいの出店計画があります。 そうすると急激に人数が増えていくわけですが、御社のサービスで人数が急激に増える事に対する対応は問題ないでしょうか？
――そうですね。月によって上下はありますが、一番多い会社さんですと1社で15,000名のデータを取扱って おりますので問題はありません。
御社に対しての要望は、きちんと対応していただいているので、もし人数が増えて対応できなければどうなるのだろうと心配だったのですが、当分の間は大丈夫そうですね。安心しました。
